Kassensystem mit Shopify verbinden: Lagerbestände zwischen Laden und Onlineshop abgleichen
Wer ein Ladengeschäft hat und zusätzlich online verkauft, hat ein Problem, das reine Onlinehändler nicht kennen: Dasselbe Stück Ware liegt einmal im Regal und einmal im Onlineshop. Verkauft es jemand im Laden, weiß der Shop nichts davon. Verkauft es jemand online, weiß die Kasse nichts davon.
Die Folge kennt jeder, der es schon erlebt hat: Eine Bestellung kommt rein, das Produkt ist aber seit gestern Nachmittag ausverkauft. Sie schreiben eine Entschuldigungsmail, erstatten Geld und haben einen Kunden verloren, den Sie nicht wiederbekommen.
Dieser Artikel zeigt, wie die Verbindung zwischen Kassensystem und Shopify funktioniert, worauf es dabei ankommt und welche Entscheidungen Sie vorher treffen sollten.
Was die Anbindung leisten soll
Im Kern geht es um einen einzigen Wert: den Lagerbestand. Alles andere ist Zugabe.
Sinnvoll ist eine Anbindung dann, wenn drei Bedingungen zusammenkommen: Sie verkaufen dieselben Artikel im Laden und online, Ihr Sortiment ist groß genug, dass manuelle Pflege nicht mehr geht, und die Ware ist nicht beliebig nachbestellbar.
Bei zwanzig Artikeln pflegen Sie den Bestand von Hand und sparen sich die Technik. Ab ein paar hundert Artikeln ist manuelle Pflege eine Vollzeitaufgabe, die niemand zuverlässig erledigt.
Welche Richtung die Daten laufen
Das ist die erste Entscheidung, und sie wird oft übersprungen.
Kasse führt. Das Kassensystem ist die Wahrheit. Artikelstamm, Preise und Bestände werden dort gepflegt und nach Shopify übertragen. Der Shop ist ein Schaufenster, das sich bedient. Das ist der übliche Weg für Betriebe, deren Hauptgeschäft im Laden stattfindet.
Shopify führt. Der Shop ist die Wahrheit, die Kasse zieht sich die Daten. Sinnvoll, wenn der Onlineumsatz größer ist als der Ladenumsatz und die Produktpflege ohnehin im Shop passiert.
Beide Richtungen. Bestände fließen in beide Richtungen, Stammdaten nur in eine. Das ist der realistische Fall bei den meisten Ladengeschäften: Verkäufe reduzieren den Bestand auf beiden Seiten, aber Produkttexte und Bilder pflegen Sie im Shop, weil die Kasse dafür keine Felder hat.
Legen Sie das vorher fest. Wenn zwei Systeme gleichzeitig glauben, sie hätten recht, bekommen Sie Bestände, die hin und her springen.
Der Schlüssel ist die Artikelnummer
Die Verbindung zwischen beiden Systemen läuft über ein gemeinsames Merkmal, in aller Regel die SKU oder die EAN.
Das klingt banal und ist der Punkt, an dem die meisten Projekte hängen bleiben. Typische Befunde aus der Praxis:
- Artikel, die in der Kasse eine Nummer haben und im Shop keine
- dieselbe Nummer doppelt vergeben, etwa weil ein Artikel neu angelegt statt bearbeitet wurde
- Nummern mit Leerzeichen, Bindestrichen oder führenden Nullen, die mal da sind und mal nicht
- Varianten, die in der Kasse eigene Artikel sind und im Shop eine Variante eines Produkts
Räumen Sie das auf, bevor Sie synchronisieren. Ein Abgleich auf einem unsauberen Datenbestand erzeugt Fehler, die Sie danach mühsam einzeln suchen.
Wie die Anbindung technisch läuft
Es gibt drei Wege, und sie unterscheiden sich vor allem im Preis.
Fertige Schnittstelle des Kassenanbieters. Viele Kassensysteme bringen eine Shopify-Anbindung mit oder bieten sie als Zusatzmodul. Das ist der schnellste Weg. Prüfen Sie vorher, was genau übertragen wird: Bei manchen Anbietern sind es nur Bestände, bei anderen auch Artikelstamm, Preise und Bestellungen zurück in die Kasse.
Middleware. Ein Dienst sitzt zwischen beiden Systemen, holt Daten ab und schreibt sie weiter. Sinnvoll, wenn Ihr Kassensystem keine eigene Shopify-Anbindung hat oder wenn Sie Felder umbauen müssen.
Eigene Anbindung über die APIs. Volle Kontrolle, höchster Aufwand. Lohnt sich, wenn Ihre Anforderungen von der Norm abweichen, etwa bei unterschiedlichen Steuersätzen je Verkaufskanal oder bei Artikeln, die im Laden lose und online verpackt verkauft werden.
Worauf Sie im Vertrag achten sollten
Zwei Punkte, die im Angebot oft klein gedruckt sind.
Wie oft wird abgeglichen? Stündlich ist etwas anderes als in Echtzeit. Bei einem Artikel, den Sie zehnmal am Tag verkaufen, reicht stündlich. Bei einem Einzelstück nicht, denn dann kann es Ihnen passieren, dass es online noch verfügbar ist, obwohl es vor vierzig Minuten über die Ladentheke ging.
Was passiert bei Fehlern? Wenn die Verbindung abreißt, sollte der Shop im Zweifel zu wenig statt zu viel Bestand melden. Fragen Sie danach, bevor Sie unterschreiben.
Die typischen Stolpersteine
Unterschiedliche Steuersätze. Besonders im Lebensmittelbereich. Derselbe Artikel kann im Laden anders besteuert sein als beim Versand. Wenn die Kasse den Steuersatz mitüberträgt, kann er im Shop falsch landen.
Pfand und Zusatzpositionen. Kassensysteme führen Pfand häufig als eigenen Artikel. Im Shop muss das anders abgebildet werden, sonst taucht Pfand als bestellbares Produkt auf.
Reservierte Ware. Wenn eine Online-Bestellung eingeht, ist die Ware verkauft, liegt aber noch im Regal. Bis sie kommissioniert ist, kann sie jemand im Laden mitnehmen. Klären Sie den internen Ablauf, nicht nur die Technik.
Bundles und Sets. Ein Geschenkkorb besteht aus Einzelartikeln, die auch einzeln verkauft werden. Ohne Stücklisten führt jeder Korbverkauf zu falschen Beständen bei den Einzelteilen.
Ein realistischer Ablauf
- Datenbestand prüfen und Artikelnummern vereinheitlichen
- Richtung festlegen: welches System führt welches Feld
- Schnittstelle einrichten und mit einer kleinen Warengruppe testen
- Eine Woche parallel beobachten und Abweichungen protokollieren
- Auf das Gesamtsortiment ausweiten
- Interne Abläufe für Kommissionierung und Retouren festlegen
Rechnen Sie mit zwei bis vier Wochen, davon entfällt der größere Teil auf Schritt eins. Die Technik ist selten das Problem.
Wann es sich nicht lohnt
Wenn Sie online ein anderes Sortiment verkaufen als im Laden, brauchen Sie keine Anbindung. Wenn Ihr Onlineshop weniger als eine Bestellung am Tag hat, ebenfalls nicht. Und wenn Ihre Ware unbegrenzt nachbestellbar ist, können Sie den Bestand im Shop einfach hoch setzen und die Sache vergessen.
Die Anbindung ist ein Werkzeug gegen ein konkretes Problem. Ohne das Problem ist sie laufende Kosten ohne Gegenwert.
