Shopify an die Buchhaltung anbinden: DATEV, Lexware und was dazwischen passiert

Solange am Tag drei Bestellungen eingehen, tippt man sie ab. Bei dreißig hört das auf. Spätestens dann stellt sich die Frage, wie die Zahlen aus Shopify in die Buchhaltung kommen, ohne dass jemand sie zweimal anfasst.

Die Antwort ist selten eine einzige Schaltfläche. Sie hängt daran, womit Ihre Steuerkanzlei arbeitet und wie sauber Ihre Steuersätze in Shopify gepflegt sind.

Was die Buchhaltung wirklich braucht

Nicht die Bestellung, sondern den Beleg. Und zwar mit vier Angaben, die stimmen müssen.

Das Erlöskonto, auf das der Umsatz läuft, getrennt nach Steuersatz und häufig nach Inland und Ausland.

Der Steuerschlüssel, also 7 oder 19 Prozent, steuerfrei oder Reverse Charge.

Das Belegdatum, das nicht das Bestelldatum sein muss, sondern der Zeitpunkt der Leistung.

Die Zahlungszuordnung, damit der Zahlungseingang später zum Beleg passt.

Wer nur Bestellungen exportiert und diese vier Punkte offen lässt, verlagert die Arbeit in die Kanzlei und zahlt sie dort.

DATEV, Lexware, sevDesk

Die Wahl bestimmt der Steuerberater, nicht der Shop. Fragen Sie dort zuerst, bevor Sie eine App installieren.

DATEV ist der Standard in deutschen Kanzleien. Shopify spricht es nicht selbst, es gibt aber mehrere Apps, die einen Buchungsstapel im DATEV-Format erzeugen. Der wird monatlich übergeben.

Lexware Office und sevDesk richten sich an Betriebe, die selbst vorkontieren. Beide haben brauchbare Anbindungen an Shopify, teils direkt, teils über eine App.

In allen Fällen gilt: Die App überträgt, was Sie in Shopify hinterlegt haben. Sie repariert keine falschen Steuersätze, sie überträgt sie zuverlässig falsch.

Der Umweg über eine Middleware

Wenn zusätzlich eine Warenwirtschaft im Spiel ist, läuft der Weg oft nicht direkt. Dann geht die Bestellung erst in die Warenwirtschaft, dort entsteht die Rechnung, und von dort geht der Beleg in die Buchhaltung.

Das ist der sauberere Aufbau, weil der Beleg nur an einer Stelle entsteht. Shopify ist dann Verkaufskanal und nicht Buchhaltungssystem, was seiner Rolle entspricht.

Werkzeuge wie Make oder n8n können dazwischen vermitteln, wenn es keine fertige Verbindung gibt. Sie sind aber kein Ersatz für eine geklärte Zuständigkeit. Wer nicht weiß, wo die Rechnungsnummer vergeben wird, baut sich mit einer Automatisierung nur schneller ein Problem.

Steuerschlüssel und Erlöskonten

Hier steckt der eigentliche Aufwand, und hier wird am häufigsten geschludert.

Shopify kennt Steuersätze je Produkt und je Region. Ihre Buchhaltung kennt Erlöskonten je Steuersatz. Die Zuordnung dazwischen müssen Sie einmal festlegen, meist über Produkttypen oder Tags.

Sobald Sie ins EU-Ausland verkaufen, kommt das One-Stop-Shop-Verfahren dazu. Ab einer Umsatzschwelle über alle EU-Länder hinweg gilt der Steuersatz des Empfängerlandes. Shopify kann das abbilden, aber Sie müssen es einschalten und die Konten dafür vorsehen.

Gutschriften und Teilerstattungen

Der Punkt, an dem die meisten Anbindungen auffallen. Eine Retoure ist buchhalterisch keine gelöschte Bestellung, sondern ein eigener Beleg mit eigener Nummer.

Prüfen Sie vor der Auswahl einer App drei Fälle: die vollständige Erstattung, die Teilerstattung einzelner Positionen und die Erstattung der Versandkosten allein. Wenn ein Werkzeug den dritten Fall nicht sauber abbildet, merken Sie das erst nach Monaten, wenn die Zahlen nicht aufgehen.

Kurz zusammengefasst

• Fragen Sie zuerst die Kanzlei, welches System sie erwartet, dann suchen Sie die App
• Erlöskonto, Steuerschlüssel, Belegdatum und Zahlungszuordnung müssen stimmen
• Eine Anbindung repariert keine falschen Steuersätze, sie überträgt sie zuverlässig
• Mit Warenwirtschaft entsteht der Beleg dort, nicht in Shopify
• Gutschriften und Teilerstattungen vorher prüfen, besonders die Versandkosten allein