Kleinunternehmerregelung in Shopify einstellen: Steuern, Preise und Rechnungen
Shopify ist für Händler gebaut, die Umsatzsteuer berechnen. Wer als Kleinunternehmer startet, muss deshalb an mehreren Stellen umstellen, sonst steht auf der Produktseite „inkl. MwSt.“, im Checkout taucht eine Steuerzeile auf, und die Rechnung weist eine Steuer aus, die Sie gar nicht abführen. Das ist nicht nur unschön, sondern kann teuer werden: Wer Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausweist, schuldet sie dem Finanzamt.
Dieser Beitrag zeigt, was Sie in Shopify einstellen, worauf Sie im Theme achten und was beim Wechsel zur Regelbesteuerung passiert. Er ersetzt keine Steuerberatung. Ob die Regelung für Sie gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Wer Kleinunternehmer ist
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen. Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG sind Sie, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt.
Neu ist vor allem die zweite Grenze: Überschreiten Sie im laufenden Jahr 100.000 Euro, endet die Regelung sofort, und zwar ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird. Früher galt der Wechsel erst zum nächsten Jahr. Wer stark wächst, sollte diese Schwelle im Blick behalten, denn ab dann muss der Shop auf einen Schlag anders rechnen.
| Bis Ende 2024 | Seit 2025 | |
|---|---|---|
| Grenze Vorjahr | 22.000 Euro | 25.000 Euro |
| Grenze laufendes Jahr | 50.000 Euro, Prognose | 100.000 Euro, feste Grenze |
| Folge beim Überschreiten | Regelbesteuerung ab dem Folgejahr | Regelbesteuerung sofort ab dem überschreitenden Umsatz |
Steuern in Shopify abschalten
In den Einstellungen unter „Steuern und Zölle“ legt Shopify fest, in welchen Ländern Umsatzsteuer berechnet wird. Als Kleinunternehmer schalten Sie die Steuererhebung für Deutschland ab. Danach berechnet Shopify im Checkout keine Steuer mehr.
Prüfen Sie anschließend mit einer Testbestellung, ob wirklich keine Steuerzeile mehr erscheint, im Warenkorb nicht, im Checkout nicht und in der Bestellbestätigung nicht. Shopify ändert die Bezeichnungen seiner Einstellungen gelegentlich, das Prinzip bleibt gleich.
Das Theme: „inkl. MwSt.“ muss weg
Der häufigste Fehler steckt nicht in den Einstellungen, sondern im Theme. Viele Themes schreiben neben jeden Preis einen festen Hinweis wie „inkl. MwSt., zzgl. Versand“. Der bleibt stehen, auch wenn Sie keine Steuer berechnen, und ist dann schlicht falsch.
Ersetzen Sie ihn durch einen Hinweis, der stimmt, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Zzgl. Versand.“ Diese Texte stehen meist in den Sprachdateien des Themes und lassen sich im Admin unter „Sprachen bearbeiten“ ändern, manchmal auch direkt in den Theme-Einstellungen. Suchen Sie nach „MwSt“, „Steuer“ und „tax“, damit Sie alle Stellen finden: Produktseite, Kollektionen, Warenkorb, Fußzeile.
Rechnungen mit dem richtigen Hinweis
Shopify erstellt von sich aus keine Rechnungen, die den deutschen Anforderungen genügen. Dafür nutzen Sie eine Rechnungs-App oder Ihre Buchhaltungssoftware. Als Kleinunternehmer gehört auf jede Rechnung ein Hinweis, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird, weil die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer greift. Eine Steuerzeile oder ein Steuersatz darf nicht auftauchen.
Eine Erleichterung gilt bei der E-Rechnung: Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie sie aber seit 2025, wie alle Unternehmen. Mehr zur Anbindung der Buchhaltung steht in Shopify an DATEV und Lexware anbinden.
Verkäufe ins EU-Ausland
Wer an Verbraucher in anderen EU-Ländern verkauft, betritt komplizierteres Gelände. Oberhalb einer Umsatzschwelle für solche Fernverkäufe gilt die Umsatzsteuer des Empfängerlandes, und die deutsche Kleinunternehmerregelung hilft dort nicht. Seit 2025 gibt es zusätzlich eine EU-weite Kleinunternehmerregelung mit eigener Anmeldung. Ob eine der beiden Regelungen für Sie passt, sollten Sie unbedingt vorher mit Ihrem Steuerberater klären, bevor Sie in Shopify Versandzonen für andere Länder freischalten.
Wenn Sie die Grenze überschreiten
Irgendwann wächst der Shop über die Grenze. Dann müssen Sie Umsatzsteuer berechnen, und Shopify muss das wissen. Die Umstellung betrifft dieselben drei Stellen in umgekehrter Richtung: Steuererhebung einschalten, Hinweise im Theme zurück auf „inkl. MwSt.“, Rechnungen mit Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Lebensmitteln kommen die unterschiedlichen Sätze dazu, siehe Umsatzsteuer für Lebensmittel in Shopify.
Die wichtigste Entscheidung dabei ist eine kaufmännische: Lassen Sie die Endpreise gleich, sinkt Ihr Erlös pro Verkauf um die Umsatzsteuer. Erhöhen Sie die Preise, merken es Ihre Kunden. Viele entscheiden sich für einen Mittelweg und passen Preise schrittweise an. Wichtig ist nur, dass Shopify ab dem richtigen Tag richtig rechnet. Weil die Grenze seit 2025 mitten im Jahr greifen kann, lohnt es sich, die Umstellung vorbereitet zu haben, bevor es so weit ist.
Checkliste für Kleinunternehmer mit Shopify
- Steuererhebung für Deutschland in Shopify abgeschaltet
- Testbestellung ohne Steuerzeile in Warenkorb, Checkout und Bestätigung
- Alle Theme-Texte mit „inkl. MwSt.“ ersetzt, auch in Fußzeile und Warenkorb
- Rechnungs-App mit Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung eingerichtet
- Klärung mit dem Steuerberater, bevor Sie ins EU-Ausland verkaufen
- Umsatz im laufenden Jahr im Blick, Umstellung auf Regelbesteuerung vorbereitet
Wir richten die Einstellungen bei jedem neuen Shop so ein, wie Ihr Steuerberater es vorgibt. Mehr dazu unter Recht und Checkout.
Häufige Fragen
Darf ich als Kleinunternehmer „Preis inkl. MwSt.“ schreiben?
Nein. Der Hinweis wäre falsch, weil Sie keine Umsatzsteuer berechnen. Schreiben Sie stattdessen, dass nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird.
Muss ich in Shopify einen Steuersatz von null Prozent anlegen?
In der Regel reicht es, die Steuererhebung abzuschalten. Ein eigener Satz von null Prozent kann bei manchen Rechnungs-Apps nötig sein, damit der Hinweis richtig erscheint. Prüfen Sie das mit einer Testrechnung.
Was passiert mit Bestellungen, die vor dem Wechsel eingegangen sind?
Für sie bleibt es bei der Kleinunternehmerregelung. Entscheidend ist der Zeitpunkt, an dem die Grenze überschritten wurde. Die genaue Abgrenzung klärt Ihr Steuerberater.
Kurz zusammengefasst
- Seit 2025: höchstens 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr
- Wer 100.000 Euro im laufenden Jahr überschreitet, ist sofort regelbesteuert
- In Shopify die Steuererhebung abschalten und mit einer Testbestellung prüfen
- Feste „inkl. MwSt.“-Texte im Theme ersetzen, sonst steht dort etwas Falsches
- Rechnungen mit Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, ohne Steuerzeile
